こんにちは。
総合型地域スポーツクラブ
会員集客アドバイザー
山本 奈(だい)です。
新型コロナの影響で、多くのイベントごとが中止になっていますね。。。
ぼくのところもクラブの活動を中止にしたり、サッカー大会を中止にしたりしています。
あとどのくらいで落ち着くのか、先行きが見えないところが不安です。。。
会員、参加者の方々の安心安全を考えた末の判断ですので、割り切っていますが。
ちなみに、あなたのクラブ・教室は、体験練習やイベントで参加者を集める際にどのような、方法を取っていますか？
参加者が多くなればなるほど管理はめんどくさくなりますし、定員が決まっているものであれば、何人募集があったかをまとめないといけないですし。
そこで、参加者管理に関しての便利なツールを紹介いたします。
すでにご存じ、ご活用しているかもしれませんが。
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今回、紹介するのはGoogleフォームと言う、ツールです。
Googleアカウントを持っていれば誰でも使えますし、参加者管理がとても便利になりますよ。
それでは、簡単に使い方をご紹介していきます。
まず、「Googleフォーム」で検索して、Googleフォームのページへ。
Googleアカウントでログイン後、フォームを作るページに。
下のような画面が表示されます。
※下の画像は画面上部。
上部の「新しいフォームを作成」にいくつかのテンプレートがあるので、それを参考にしながらでも作れます！
ここでは「空白」(0から作成)を選択してからのことを説明していきたいと思います。
と言っても、全然難しくありません！
参加者募集用フォームを作るのであればわずか7ステップです。
※画像内の数字は下で説明する場所を表しています。
①タイトルと説明
フォームのタイトルと説明を入れましょう。
フォームのタイトルは何かの募集であれば、
「○○○○申込フォーム」とかでいいでしょう。
説明は、簡単に、募集の詳細(時間、場所、費用)を載せるといいと思います。
②回答項目作成
フォームの回答項目を作成するところです。
参加者募集であれば、
・氏名・フリガナ・連絡先・メールアドレス・参加希望日
だけでもいいかもしれません。
ちなみに下のような回答方法を選択できます。
・記述式⇒短文の回答
・段落⇒長文の回答
・ラジオボタン⇒選択式の回答(一択)
・チェックボックス⇒選択の回答(複数選択可)
・プルダウン⇒押すと選択肢が出てくる(一択)
・日付⇒日付を回答
※その他の回答方法については参加者募集等では使わなくても大丈夫です。
興味のある方はご自身でいじってみてください。
項目を足してい行きたい場合は右側の⊕ボタンを押すと項目を増やせます。
③少しだけ細かい設定
1.一番左端のアイコンで色などデザインを変更できます。
2.左から2番目の目のアイコンはフォームがどのように作れたかプレビューができます。
3.左から3番目の歯車マークは細かい設定を変えられます。
・全般
メールアドレスを収集する にチェックを入れると自動的にフォームにメールアドレスを回答してもらう項目が出来上がります。
参加者募集では必須の項目になるかと思います。
※注意点
「ログインが必要」と記載されているところ、回答を1回に制限するにチェックを入れると、回答者もGoogleアカウントでのログインが必要になってしまい、戸惑わせることになってしまいます。ご注意ください。
・プレゼンテーション
「設定」の中の真ん中のタブ「プレゼンテーション」
「確認メッセージ」のところにメッセージを入れると、回答者が回答後、そこに入れたメッセージが表示されます。
例えば、「ご回答ありがとうございました！」や「参加確定については改めてご連絡いたします。」
などお礼の言葉や申込後の注意点などを入れるといいでしょう。
4.左から4番目(右端)の「送信」
「送信」からは、メールを送れたり、フォームのURLを取得できます。
参加者募集の場合ですと、ここからフォームのURLを取得し、HP、SNSにリンクを貼ることができます。
また、URLからQRコードを作成して、チラシ等に貼ってもいいでしょう。
④回答の設定
次に「質問」の隣にある「回答」を押してください。
回答ではフォームへの回答を見ることができます。
※画像内の数字は下で説明する場所を表しています。
⑤フォームとリンクされたスプレッドシートを自動作成
緑色のマークを押すと、このフォームにリンクされたスプレッドシートを作ることができます。
フォームに回答があるたびに自動的にスプレッドシートに反映してくれます。
つまり、わざわざリストを作る必要がなくなります！
さらに、いつ申込があったかのタイムスタンプが押され、申込の時間がわかるので、先着申込などにする場合でもわかりやすくなります。
⑥申込があるたびにメールがほしい場合
緑色のスプレッドシートのマークの隣の丸が三つ縦に並んだマークの中に、回答があるたびにメール通知が来る設定を付け加えることもできます。
イベント用のメールアドレスを作っておいて、そこにメールが送られるようにしてもいいかもしれません。
⑦申込を締め切る場合
参加者募集等で定員になった場合、回答を受付中のボタンを押すと、回答を受け付けていませんに変わり、回答を受け付けなくなります。
また、体験練習会や、サッカー大会の参加チームはこのフォームを使って集めております。
自動的にリストが作成されていくので本当に便利です！
ただ、フォームから申込いただくと、申込完了後に上述のプレゼンテーションで「お申込みありがとうございました。」など文章を入れられるのですが、これで完了したのかな？と不安に思われる方がいらっしゃいます。
ですので、申込者に対しては、毎回でなくても、定期的に申込完了のメールを送ると不安にさせないで済むかもしれません。
いかがでしたでしょうか？
文章だけだとわかりにくいかもしれませんので、実際にいじってみるといいかもしれません。
ほんとに世の中便利になっていますよね。
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今回はこんなところで。
ではでは(^^)/
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